ألمانيا، التي تستضيف أكبر تجمع للسكان الترك في أوروبا، وهذا الوضع يؤدي إلى زيادة الطلب على الخدمات في القنصليات التركية في ألمانيا. من أجل تقديم خدمات أكثر حداثة وعصرية للمواطنين، قامت وزارة الخارجية بتطبيق نظام المواعيد لتحقيق هذا الهدف. يهدف هذا التطبيق إلى تمكين المواطنين من تخطيط مواعيدهم مسبقًا وبالتالي استخدام وقتهم بشكل أكثر كفاءة. ومع ذلك، قد يؤدي تأخر المواطنين في مواعيدهم أو الاضطرار إلى حجز مواعيد فردية منفصلة لعمليات متعددة إلى تأخير العمليات أو إلى صعوبات تنظيمية غير متوقعة. هذه السيناريوهات قد تؤدي إلى تعطيل تنظيم الصفوف في القنصليات وزيادة حاجة الموظفين والمواطنين إلى التواصل المستمر، مما يسبب حدوث مواقف غير مرغوب فيها.
سفارات تركيا في ألمانيا بدأت استخدام نظام Q-smart Sıramatik المدمج في نظام المواعيد الخاص بوزارة الخارجية لتقديم خدمة أكثر تنظيمًا وفعالية للمواطنين. يعرض نظام Sıramatik بشكل منظم قوائم المواطنين الذين حصلوا على مواعيد عبر شاشات التلفاز المصممة خصيصًا لكل قسم، مع إخفاء البيانات وفقًا لقانون حماية البيانات الشخصية، ويظهر القوائم بشكل منظم وفقًا لساعات المواعيد. ينتظر المواطنون وصول دورهم وفقًا لساعات المواعيد وترتيب الاستدعاءات استنادًا إلى المعلومات التي تُعرض على الشاشات في منطقة الانتظار.
الموظفون يستدعون المواطنين الذين لديهم مواعيد من خلال الأجهزة الموجودة على المكتب والتي تعمل لاسلكيًا عبر الواي فاي. يظهر موعد المواطن المستدعى ومعلوماته الشخصية على شاشة الجهاز. وبالتالي، يتم تأكيد أن الشخص الذي دخل هو الشخص الذي لديه الموعد من قبل الموظف (بينما يُعرض الشكل المقنع للاسم على شاشة قاعة الانتظار، يُعرض بشكل واضح في جهاز الموظف).
المواطنون، بينما ينتظرون ظهور أسماءهم على الشاشات، يمكن للقنصلية أيضا عرض إعلانات على الشاشات. هذه الإعلانات يمكن ترتيبها بشكل منفصل لكل شاشة. تعرض الشاشات الإعلانات وقائمة الأشخاص بشكل متناوب. عندما يتم استدعاء شخص ما، تنتقل الشاشة مباشرة إلى الشاشة الخاصة بالاستدعاء وتنهي الإعلان، ثم تقدم تنبيهات صوتية وبصرية للشخص الذي تم استدعاؤه على الفور.
مع هذا النظام الابتكاري، يمكن للقنصليات أن تحظى بعملية عمل حديثة ومنظمة، مما يمنح المواطنين الفرصة لقضاء أوقات انتظار ممتعة وفاعلة. يمكن للمواطنين الجلوس في قاعات الانتظار في بيئة مريحة، وقضاء أوقات الانتظار بشكل جيد من خلال شرب القهوة أو قراءة الصحف بشكل جودة. يمنح النظام المواطنين القدرة على تتبع متى سيتم استدعاؤهم بشكل واضح، مما يمنع إزعاج الموظفين بدون سبب ويتيح تنفيذ خدمات القنصليات بشكل أكثر سلاسة.
هذا الابتكار قد جعل من القنصليات التركية في ألمانيا تقدم خدماتها بطريقة عصرية وحديثة، مما زاد من رضا المواطنين بشكل كبير، وجعل عملية تقديم الخدمات أكثر شفافية ويسرًا. بالإضافة إلى ذلك، قد خفف من عبء عمل الموظفين في القنصليات وزاد من رضا المواطنين عن الخدمات التي يحصلون عليها في القنصلية.
